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Jedes Unternehmen benötigt sowohl Hardware wie Computer, Drucker und Internet-Router als auch Software. Unternehmenssoftware gibt es in allen Formen und Größen, von Buchhaltungstools bis hin zu Plattformen für die Mitarbeiterbindung.

Nicht jede Software ist für jedes Unternehmen geeignet. Wie soll ein Unternehmensleiter also entscheiden? Die Antwort läuft darauf hinaus, wie gut ein Programm den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Es gibt ein paar Dinge, auf die jeder Unternehmensleiter bei der Auswahl achten sollte:

1. Lässt sie sich in bestehende Systeme integrieren?

Das Wichtigste ist, ob die Software nahtlos mit dem zusammenarbeitet, was Sie bereits im Einsatz haben. Nehmen Sie zum Beispiel eine Callcenter-Software: Wenn Sie ein CRM-System verwenden, stellen Sie sicher, dass die Gesprächsnotizen problemlos mit den anderen Kundendaten integriert werden können.

Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Nachforschungen. Scheuen Sie sich nicht, anzurufen, wenn Sie auf der Website des Anbieters keine Integrationsinformationen finden können. Wenn ein Programm einen zusätzlichen Schritt zu Ihrem Arbeitsablauf hinzufügen würde, dann ist es wahrscheinlich nicht das Richtige für Sie.

2. Verursacht die Software zusätzliche Arbeit?

Sie könnten versucht sein, sich für ein Programm zu entscheiden, das eine sofortige Verringerung der Arbeitsbelastung ankündigt. Schauen Sie hier etwas genauer hin.

Wenn die Software, die Sie in Betracht ziehen, Zeit und Mühe zur Implementierung erfordert, aber danach die Effizienz steigert, dann könnte sich die Investition lohnen. Auf der anderen Seite ist etwas einfach zu implementieren, das mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens wahrscheinlich ausgetauscht werden muss, die Investition nicht wert.

3. Ist es zugänglich?

Mitarbeiter werden immer ein unterschiedliches Komfortniveau mit der Technik haben. Stellen Sie sicher, dass jede neue Software für jeden zugänglich ist, der sie benutzen muss. Alles, was mit Anweisungen geliefert wird, die nur Ihr IT-Team versteht, ist nicht gut geeignet.

Über die Benutzerfreundlichkeit hinaus müssen Sie auch über die Heimnutzung der Software nachdenken. Während einige Unternehmen nach der Umstellung auf Fernarbeit wieder vollständig im Büro sind, sind es andere nicht.

Überlegen Sie, ob Mitarbeiter in der Lage sein werden, die Software von ihrem derzeitigen Arbeitsplatz aus zu benutzen. Wenn das Programm beispielsweise eine hochmoderne Grafikkarte erfordert, haben Mitarbeiter mit älteren Computern möglicherweise Pech.

4. Wie viele Personen werden es benutzen?

Eine weitere wichtige Überlegung ist, wie viele Mitglieder Ihres Teams die Software benutzen werden. Wenn die Software abteilungs- oder unternehmensweit eingesetzt werden soll, stellen Sie sicher, dass Ihre Wahl der Aufgabe gerecht wird. Einige sind dafür gemacht, von einer großen Zahl von Leuten benutzt zu werden, andere nicht.

Viele SaaS-Programme begrenzen die Anzahl der Benutzer in jedem Preispunkt. Planen Sie nicht nur für aktuelle Benutzer, sondern auch für Ihr zukünftiges Wachstum.

Wenn Sie wissen, dass Sie in diesem Quartal ein halbes Dutzend neue Kundenbetreuer einstellen werden, dann ist es vielleicht sinnvoll, in die nächste Stufe aufzusteigen. Außerdem bekommen Sie so andere Funktionen, die Sie zu dem niedrigeren Preispunkt nicht erhalten würden.

5. Benötigen Sie Unterstützung vom Anbieter?

Herstellersupport ist ein versteckter Kostenfaktor, an den Sie beim Kauf von Software vielleicht nicht denken. Obwohl der Support im Preis enthalten sein kann, ist er keine Garantie. Arbeiten Sie mit Ihrer IT-Abteilung zusammen, um zu bestimmen, ob zusätzlicher oder externer technischer Support erforderlich sein wird.

Es kann sein, dass Sie während der anfänglichen Einrichtungsphase zusätzliche Unterstützung benötigen, diese aber mit der Zeit weniger in Anspruch nehmen. Ziehen Sie einen kurzfristigen Vertrag mit dem Anbieter in Betracht, damit Sie nicht für Support bezahlen müssen, den Sie nicht mehr benötigen.

6. Werden Sie einen Return on Investment sehen?

Software hat anfängliche und in den meisten Fällen wiederkehrende Kosten. Um festzustellen, ob das Programm eine Kostenersparnis darstellt, sollten Sie herausfinden, wie lange das dauern wird.

Wenn es um Software geht, gilt das Sprichwort: Man muss Geld ausgeben, um Geld zu verdienen. Eine teure Lösung kann sich lohnen, wenn sie mehr Kunden dazu anregt, Termine zu buchen. Eine billige Lösung ergibt keinen Sinn, wenn sie keinen Mehrwert für Ihr Team bringt.

7. Hat sie ein langfristiges Potenzial?

Es ist keine kluge Idee, Ihre Tools jeden Monat auszutauschen. Denken Sie bei der Auswahl der Software für Ihr Unternehmen an die Langfristigkeit. Investieren Sie in etwas, für das es sich lohnt, Stunden zu investieren, um Ihr Team in der Anwendung zu schulen.

Ein weiterer Faktor bei der Bewertung des Zeitrahmens für den Einsatz von Software ist der Support-Horizont des Herstellers. Wenn es sich um ein älteres Programm handelt, das der Hersteller in sechs Monaten nicht mehr unterstützen will, dann suchen Sie woanders. Selbst bei einem Tiefstpreis lohnt es sich nicht, eine Datenpanne zu riskieren.

8. Wie wird sich die Software auf die Marke auswirken?

Hochmoderne Software ist ein Verkaufsargument. Schauen Sie sich nur an, wie viele Anzeigen behaupten, ein Produkt oder eine Dienstleistung sei mit KI durchsetzt.

Denken Sie daran, dass dies in beide Richtungen schneidet. Die Verwendung leistungsfähiger Software kann zwar ein Verkaufsargument sein, aber mit Low-Budget-Software zu sparen, kommt bei den Kunden nicht gut an. Denken Sie darüber nach, was in Ihrem Budget enthalten ist und investieren Sie in die besten Werkzeuge. Gute Tools neigen dazu, sich selbst zu amortisieren.

Die Auswahl der richtigen Software für Ihr Unternehmen ist eine Herausforderung. Viele Programme, die ähnlich aussehen, sind unter der Haube eigentlich ganz anders. Es gibt keine fixe Option für jedes Unternehmen. Aber wenn Sie sich die Fragen in diesem Artikel stellen, werden Sie eine gute Wahl treffen.